「かつ丼とチンジャオロースーとシーフードサラダを4人分作る」というタスクがあったとします。これはなかなか大変なタスクかと思います。必要な材料をすべて買いそろえるのはもちろん、場合によっては調理器具や調味料や食器も必要かもしれません。レシピや手順の確認も必要ですし、予算や納期も当然関わってきます。
タスク管理の方法論を知らない場合、必要な情報を収集したり整理することなく、記憶をベースにとりあえず作業を始めてしまうことがあります。上記の例の場合、必要な材料を書き出すことなく、調理器具がそろっているか確認することなく、それらがどこに売っているのか確認することなく、予算を管理することなく、納期に追われながら、タスクを記憶したり思い出したりしながら、断片的に順不同に作業を進めていって収拾がつかなくなることがあります。タスク管理とは、やるべきことを事前にすべて書き出して、それらを一つ一つ順次実行し、その進捗を管理することにほかなりません。
タスクをすべて紙に書きだすという方法は古来からあるシンプルで有効な手段ではありますが、さらに一歩進めてパソコンやスマホやタブレットに表示されたとしたら、さらに効率が上がると思われます。上記の買い物と料理の場合、端末上にかつ丼やチンジャオロースーとシーフードサラダに必要な材料、それらが売っている場所、レシピと手順、予算、納期などが全て自動で表示されれば、その情報に基づいて行動計画を立てて実行することが可能になります。記憶したり、思い出したりするという認知の負荷を大幅に減らし、効率良くタスクを実行することが出来ます。
しかし、現実の仕事は上記の買い物と料理のように、スタートとゴールが明確になっているわけではなく、一人で全てを完結させることができないことがほとんどかと思います。スタートとゴールは不明瞭で、複数のタスクが相互に関連しながら幾重にも折り重なり、他者との調整が必要な業務が多々あります。そのような現実の複雑なタスクをパソコン等に自動で表示させて管理する仕組みを作ることは、そう簡単ではないかもしれません。
しかし、簡単ではないからこそ、簡単にする仕組みづくりに取り組む必要があるのではないでしょうか。「自分の仕事はとても複雑なので、簡単にすることなどできない・・・」という思い込みに囚われたまま、複雑なタスクを記憶したり、思い出したり、メモを書いたり、そのメモがどこかに行ったりしながら、日々忙殺されていることは多いのではないでしょうか。そのような思い込みを取り除き「簡単ではないからこそ簡単にする！」と、決意をもって踏み出すことがタスク管理の初めの一歩なのではないかと思います。
